Como mudar de contador sem riscos para sua empresa
O que significa mudar de contador
Mudar de contador é transferir a responsabilidade contábil, fiscal e trabalhista para um novo escritório, entregando histórico financeiro, declarações, senhas de acesso e rotinas em andamento. Quando bem conduzida, a troca melhora o atendimento, traz organização aos dados e permite um olhar estratégico sobre impostos e custos.
Por que considerar a troca agora
Empresas crescem e mudam — e a contabilidade precisa acompanhar. Se você sente que paga muito e recebe pouco, não tem clareza sobre impostos ou vive apagando incêndios, a troca tende a reduzir riscos, organizar processos e melhorar a tomada de decisão. Um novo time também pode revisar tributos, identificar créditos e ajustar sua precificação.
Como mudar de contador: passo a passo prático
- Revise o contrato atual: verifique o prazo de aviso prévio e cláusulas de rescisão. Em geral, 30 dias são suficientes para encerrar formalmente e alinhar a transição.
- Solicite um raio-X fiscal e contábil: peça um relatório do que está em dia e do que falta — declarações, guias, livros, folhas e pendências.
- Comunique a rescisão por escrito: envie e-mail formalizando a data e listando os itens que devem ser entregues. Isso evita ruídos e dá respaldo jurídico.
- Liste e colete os documentos essenciais: contrato social, livros contábeis, declarações (SPED, DCTF, eSocial), guias pagas, folhas de pagamento e senhas de portais.
- Defina o termo de responsabilidade técnica: ele determina a partir de quando o novo contador assume as obrigações, dividindo claramente as responsabilidades.
- Assine o novo contrato com escopo claro: inclua prazos, canais de atendimento e cronograma de entregas. Clareza no escopo reduz retrabalho e conflitos.
- Escolha a data de transição: prefira o fim de um mês, o que facilita a continuidade das rotinas e conciliações contábeis.
- Faça a passagem assistida: nos primeiros 30 a 60 dias, acompanhe a regularização dos documentos e valide os processos-chave junto ao novo escritório.
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Riscos e como evitá-los
- Multas por rescisão: planeje a data da troca e comunique com antecedência.
- Perda de documentos: use checklist e protocolos de entrega digital ou física.
- Prazos fiscais perdidos: alinhe o calendário com o novo contador desde o primeiro dia.
- Pendências fiscais não resolvidas: é importante verificar se existem obrigações em aberto ou inconsistências na
Receita Federal
antes de concluir a migração. Assim, você evita que o novo escritório assuma uma contabilidade com passivos ocultos. - Responsabilidade por erros passados: formalize o termo de responsabilidade técnica e guarde os comprovantes.
Exemplos práticos
Varejo: atraso em declarações mensais. Novo escritório regulariza o histórico e cria rotinas automáticas, reduzindo multas e melhorando o fluxo de caixa.
Prestação de serviços: transição feita no meio do ano. Distrato organizado e nova rotina implantada sem impacto operacional. Resultado: previsibilidade e relatórios mais claros.
Como escolher o novo contador ideal
Antes de assinar com o novo escritório, avalie mais do que apenas o preço. Um bom contador deve entender o seu modelo de negócio, atuar com tecnologia, oferecer atendimento ágil e comunicar-se com clareza. Prefira escritórios que trabalhem com contabilidade consultiva — aqueles que ajudam a empresa a tomar decisões, e não apenas a cumprir obrigações.
Na SABER Contábil, o foco é a inteligência financeira aplicada à gestão: cada cliente recebe orientação personalizada e visão estratégica para crescer com segurança.
Como a SABER Contábil conduz sua migração
Na SABER Contábil, a troca de contador é feita com metodologia própria. Atuamos em quatro frentes: diagnóstico (identificação de pendências), regularização (ajuste de dados), integração (sistemas e acessos) e acompanhamento (validação nos primeiros 60 dias). Assim, o empresário tem tranquilidade e segurança durante todo o processo.
FAQ — Perguntas frequentes
Posso trocar de contador a qualquer momento?
Sim. A lei não impõe restrição de data. O ideal é alinhar com o fim de um ciclo mensal para evitar sobreposição.
Quanto custa a mudança?
Normalmente, apenas o novo honorário e eventuais correções de pendências antigas. A SABER Contábil avalia caso a caso.
Quem responde por erros anteriores?
O antigo contador responde até a data da transição formalizada no termo de responsabilidade técnica.
Quanto tempo leva o processo?
Entre 30 e 60 dias, dependendo da organização documental da empresa.
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Sobre o autor
Autor: Éder José — Diretor Executivo da SABER Contábil
Revisor técnico: Luiz Fernando — Contador Responsável
Trocar de contador é mais do que uma mudança de fornecedor — é uma decisão estratégica que impacta diretamente o futuro da sua empresa. Se você busca segurança, transparência e resultados reais, a SABER Contábil está pronta para conduzir essa transição com metodologia, tecnologia e atendimento humano de excelência.
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